Nouvelle économie : la mutualisation au cœur des stratégies d’entreprises

Mutualiser ses services, en matière d’achats, d’innovation ou d’audits, répond à une volonté d’optimiser ses dépenses et ses coûts. Une logique économique de mise en commun qui doit in fine permettre de réaliser davantage de marge et donc de rentabilité. Si la tendance est encore naissante, des réseaux et groupements apparaissent désormais pour éduquer à ces bonnes pratiques.

La mutualisation des services (achats, audits fournisseurs, ressources humaines, etc.) n’est pas un réflexe entre industriels de l’alimentaire. Mutual Audit, créateur en 2015 de la première plateforme de mutualisation des audits fournisseurs en Europe pour les IAA a lancé en 2017 le premier cluster sur la mutualisation des services entre industriels et la sécurisation des approvisionnements en IAA. Ce cluster a pour objectifs d’informer les industriels sur toutes les formes de mutualisation qui se développent et de lever les blocages entre industriels qui freinent la mutualisation. On peut ainsi citer le Groupement d’intérêt général Synergie Achats, le réseau d’intelligence économique spécialisé dans la filière agroalimentaire Neo ou encore le Centre Culinaire Contemporain de Rennes. Tous étaient présents à la seconde édition du Cluster Achats organisé par Mutual Audit, spécialiste de la mutualisation des audits fournisseurs, le 28 septembre à l’Ile d’Arz.

Pourquoi mutualiser ?

Avant d’amorcer la démarche de mutualisation, les entreprises qui se regroupent doivent se poser plusieurs questions : pourquoi mutualiser ? Que mutualiser ? Avec qui ? Et comment ? Si l’objectif de réduction des coûts est déterminant dans l’acte de mutualiser, ce n’est pas la seule raison. « En général, il s’agit de mutualiser au sein d’une même filière ou d’un même secteur d’activités, entre des entreprises de la même région, avec la même éthique et les mêmes besoins », prévient Ronan Potiron, directeur du GIE Synergies Achats. « Pour réussir à mutualiser, il faut également bien se connaître ou se faire confiance. Si les entreprises sont concurrentes, les directions générales doivent au moins s’apprécier. » La mutualisation, en matière d’achats, permet alors d’obtenir des volumes significatifs dans des conditions bien meilleures économiquement. Un véritable gain de temps pour l’entreprise qui peut alors se concentrer sur d’autres missions à valeur ajoutée.

Un service achat externalisé

« Nous fonctionnons comme un service achat externalisé, mandaté par les adhérents pour signer des contrats à leurs conditions », indique Ronan Potiron. Avec 19 adhérents qui représentent 50 sociétés, le GIE achète pour 80 usines en France, Turquie, Maroc, Dom-Tom et en Europe de l’Est. « Au total, nous réalisons 110 M€ d’achats mutualisés, ce qui concerne 1200 articles et 900 fournisseurs », précise-t-il. Des fournisseurs de matières premières, pour 70 % des achats, mais aussi d’emballages pour 15 % et récemment de frais généraux et de prestations de services. « A l’origine, notre vocation était de répondre aux besoins en matières premières et en emballages de nos adhérents en leur proposant des achats groupés et négociés », poursuit Ronan Potiron. « Puis, petit à petit, notre groupement s’est diversifié et s’est intéressé aux achats d’énergie, d’intérim, de location de voiture, de vêtements de travail, de protection et sécurité et de maintenance. » En négociant les prix au nom de l’ensemble de ses adhérents, le GIE Synergie Achats bénéficie d’une réelle force vis-à-vis des fournisseurs. « Nous consultons régulièrement le marché, ce qui permet aux entreprises adhérentes de gagner du temps et de se focaliser sur leur propre stratégie ».

Massifier les achats

Neo, le réseau d’intelligence économique spécialisé en filière agroalimentaire, cherche lui à massifier l’achat des matières premières à destination des petites et moyennes entreprises, notamment dans la biscuiterie et la pâtisserie. Des entreprises de tailles souvent plus modestes et laissées pour compte des grandes négociations commerciales. « Nous avons une convention de volume que nous contractons avec les membres », indique Marc Bouleux, directeur et fondateur de Neo. Le réseau comprend 40 membres et réalise 6 M€ d’achats mutualisés négociés. Essentiellement du sucre, du beurre, des œufs, des fruits secs, des fruits et du chocolat. « Ces familles de produits sont stratégiques pour nos membres. Ils correspondent à des achats volumétriques rattachés à des marchés complexes, soumis à réglementations et souvent à des variations de prix », indique Marc Bouleaux. Synergie Achats permet de réaliser jusqu’à 65 % d’économies sur les emballages et 50 % sur les frais généraux. « En général, nous parvenons à réaliser 10 % d’économies sur les approvisionnements », reconnaît Ronan Potiron. Des baisses de coûts non négligeables sur le résultat des entreprises !

Mutualiser les audits fournisseurs

Mutualiser les achats n’est pas la seule option. Les entreprises peuvent également mutualiser leurs audits fournisseurs grâce à la plateforme mise en place par Mutual Audit en 2015. Fabrice Rivaille, Président fondateur de Mutual Audit en précise les fondements et les erreurs souvent commises par les entreprises : « les responsables qualité des IAA manquent de temps, d’argent et de compétences pour aller auditer leurs fournisseurs, ce qui peut mettre en péril la notoriété de leur marque (et non celle du fournisseur) en cas de crise ! », remarque-t-il. « L’audit fournisseur tel qu’il est majoritairement pratiqué par les salariés des entreprises ne répond pas aux exigences des certifications telles que l’IFS, le BRC ou encore le FSSC 22000. En effet, cet audit doit être réalisé selon les exigences de ces référentiels de certification, par des auditeurs qualifiés selon le domaine d’activité de leurs fournisseurs. Ces auditeurs doivent être à même de pouvoir analyser précisément le système qualité et sécurité mis en place par leur fournisseur. Or ces audits réalisés aujourd’hui par les salariés, sont davantage des visites pour connaître le métier du fournisseur et envisager par la suite comment développer une relation de longue durée. »

Créer de la valeur ajoutée

Au regard de ces constats et avec un réseau d’auditeurs qualifiés, Mutual Audit crée de la valeur ajoutée en permettant aux entreprises de mutualiser la première fonction de l’audit fournisseur, à savoir l’obtention « d’un cliché haute définition » du système qualité et sécurité du fournisseur. En externalisant leurs audits fournisseurs à des professionnels de l’audit et en mutualisant ces audits avec leurs pairs industriels, les IAA divisent par quatre le coût de leurs audits fournisseurs. Et répondent de façon précise aux exigences de leur certification. Ensuite, les entreprises peuvent alors, avec leur service achat ou commercial, visiter leurs fournisseurs pour mieux comprendre leur métier et pérenniser leur relation.

Achats, services, innovations, qualité, audits : tout peut se mutualiser. Le préalable étant que cela soit organisé au sein d’une communauté d’entreprises partageant les mêmes besoins et les mêmes valeurs, dans un souci constant de confidentialité et de respect. Ainsi, certaines entreprises ont bien compris l’intérêt de se rapprocher pour optimiser leurs coûts et améliorer leur rentabilité. Dans ce contexte, la mutualisation s’avère alors être une opération gagnante.

Qualité, innovation, tout se mutualise !

Autre nouveauté dans le domaine de la qualité fournisseurs : la plateforme Alixe lancée par le GIE Synergie Achats. Il s’agit alors de repositionner la qualité comme préambule aux achats, de répondre aux plus grandes exigences de certifications et ainsi sécuriser le processus achats. La plateforme collaborative permet aux entreprises d’avoir accès n’importe quand à une base de données sécurisée qui regroupe l’ensemble des fournisseurs évalués. L’innovation peut également être mutualisée, comme le prouve le Centre Culinaire Contemporain de Rennes. « En matière d’exploration ainsi que de recherche et développement culinaire, nous pouvons mutualiser les études », assure Marie-Loïc Garin, chef de projet R&D. « Des études d’usages qualitatifs qui décryptent les pratiques de consommations, les tendances, les segments de produits, afin d’identifier les contraintes et les attentes des consommateurs. » Ces études, lourdes à financer pour les entreprises, peuvent alors être plus abordables et permettre aux entreprises d’accéder à de véritables supports d’innovation.