Mieux comprendre la mutualisation d’audit
Je suis fournisseur, pourquoi demander la mutualisation de mon audit ?
Votre client vous a annoncé une date d’audit et vous souhaitez que cet audit soit utilisable par le maximum de vos clients. Vous gagnerez une réduction du nombre d’audits dans l’année.
Je suis fournisseur, comment demander la mutualisation de mon audit ?
Votre client vous a annoncé une date d’audit et vous souhaitez que cet audit soit utilisable par le maximum de vos clients. Vous nous contactez, nous nous chargeons de contacter vos clients (liste fournie par vos soins) et organisons l’audit avec ceux qui ont répondu favorablement. Vous gagnerez une réduction du nombre d’audits dans l’année.
Je suis une entreprise cliente, pourquoi mutualiser mes audits fournisseurs ?
La majorité des industries de biens de grande consommation n’arrive à auditer que 5 à 10 % par an de ses fournisseurs. Or, dans le cadre de la certification et de la sécurisation des approvisionnements, tous les fournisseurs non certifiés ou à risque doivent être vus régulièrement. Ces audits coûtent chers. Vous n’avez pas forcément le temps et les ressources humaines (nombre et compétences métiers) suffisantes pour les réaliser. Nous vous proposons de mutualiser vos audits fournisseurs pour :
– Réduire le coût individuel par 3 ou 4
– Disposer d’une équipe d’auditeurs formés et dont la compétence est vérifiée et validée
– Faciliter le sourcing international
– Démultiplier sur une période de trois à quatre ans l’ensemble de vos audits et sécuriser ainsi vos approvisionnements.
Je suis fournisseur, j’ai déjà été audité par Mutual Audit et j’ai un nouveau client qui souhaite m’auditer, puis-je utiliser ce rapport ?
Le rapport est la propriété de Mutual Audit mais, avec votre accord, nous pouvons vendre ce rapport à votre nouveau client et, nous vous commissionnons sur cette vente.
Est-ce que le nom de mon entreprise est révélé aux autres entreprises participant à l’audit mutualisé ?
Seul Mutual Audit et le fournisseur agréent la liste des entreprises sollicitant l’audit mutualisé. Aucune entreprise cliente ne connaîtra le nom des autres clients de ce fournisseur.
Je suis fournisseur, j’ai déjà été audité par Mutual Audit, comment savoir à qui vous diffusez le rapport ensuite ? Quel intérêt financier pour moi ?
Aucun rapport ne sera diffusé sans votre accord. Si accord de votre part, nous vous commissionnons sur cette vente. Tous nos engagements sont définis dans les Conditions de Réalisation d’un audit mutualisé que vous signez avant l’audit.
J’ai besoin d’auditer un fournisseur, comment faire pour le mutualiser ?
Vous nous donnez les coordonnées de votre fournisseur et la période d’audit souhaitée; vous informez votre fournisseur de la possibilité de mutualisation (mail type fourni) puis nous contactons votre fournisseur, lui demandons son accord pour mutualiser cet audit avec plusieurs de ses clients. En cas d’accord du fournisseur, nous contactons ses clients et planifions l’audit mutualisé à partir de trois entreprises intéressées.
J’ai un problème avec un fournisseur, pouvez-vous organiser rapidement un audit mutualisé ?
Dans le cadre d’une situation à risque, un audit mutualisé n’est possible que si nous connaissons à l’avance les autres clients de ce fournisseur pour pouvoir organiser rapidement l’audit. En cas de refus du fournisseur de mutualiser cet audit, l’audit sera réalisé à la charge complète du client demandeur, après validation du devis.
J’ai des cahiers des charges ou des exigences spécifiques, est-ce que c’est possible de les auditer de façon confidentielle dans le cadre d’un audit mutualisé ?
L’audit est réalisé à partir d’une grille standard pour l’ensemble des clients participant à l’audit. Nous pouvons ajouter des champs spécifiques et confidentiels à cette grille dans le cadre d’un temps additionnel. Le rapport de cette demande sera exclusif pour le demandeur.
Un audit mutualisé a déjà été réalisé, puis-je y avoir accès ? Si oui, comment puis-je acheter le rapport d’audit ?
Si un audit mutualisé a déjà été réalisé et que vous êtes intéressé par le rapport de ce fournisseur, nous prenons contact avec lui et validons avec lui son accord de vente via Mutual Audit auprès de vous. Dès réception de son accord et règlement de votre facture, vous avez accès au rapport.
Comment devenir auditeur pour Mutual Audit ?
Dans un premier temps, nous examinons votre dossier de candidature (expériences d’audit, expériences professionnelles, langue…). Suite à cette pré-validation, vous suivrez une formation de deux jours dispensée par Mutual Audit. Lors de votre premier audit mutualisé, vous serez accompagné par un expert de Mutual Audit.
J’ai déjà une équipe d’auditeurs salariés, puis-je la détacher pour Mutual Audit ? Quels bénéfices ?
Vous réalisez déjà des audits chez vos fournisseurs avec vos salariés experts ; cela représente un temps important de mise à disposition de vos salariés et un coût non négligeable. Nous vous proposons de valider leurs compétences et de les former à nos procédures. Ils pourront ensuite réaliser les audits de vos fournisseurs au nom et pour compte de Mutual Audit. Cette prestation sera achetée par Mutual Audit à votre entreprise.
Qui paie l’audit mutualisé ?
Chaque client paie une somme forfaitaire, très réduite par rapport à un audit simple. Les frais de déplacement sont mutualisés entre tous les participants.
Combien me coûte un audit mutualisé?
3 à 4 fois moins cher qu’un audit standard.
Quels sont les champs d’audits mutualisés ?
Les audits portent principalement sur la qualité et la sécurité des produits, la maîtrise du process, le système de management de la qualité. Une partie est consacrée à l’environnement, l’éthique, la situation politique et géographique, la stabilité financière du fournisseur, etc. Un test de traçabilité est systématiquement inclus.
Mon fournisseur est à l’étranger, pouvez-vous l’auditer ? Peut-on mutualiser l’audit ?
Oui selon le même principe qu’un audit en France. Nous contactons, avec l’accord de votre fournisseur, ses clients pour mutualiser cet audit. Par contre, dans un souci d’optimisation des temps et des frais de déplacements, la planification peut demander un peu plus de temps.
Est-ce que ces audits peuvent servir de preuve pour l’évaluation des fournisseurs demandée dans les référentiels de certification ?
Oui. Nous avons pris en compte les exigences du BRC « Global Standard Food Safety » version 7 définies dans la clause 3.5.1.2 :
- le champ d’audit inclut la sécurité sanitaire des produits, la traçabilité (réalisation d’un test systématique), l’examen HACCP et les bonnes pratiques de fabrication
- les auditeurs sont recrutés sur la base de leur expérience professionnelle (technique et audit), auditent sur des secteurs pour lesquels ils sont habilités et sont régulièrement suivis. Les exigences du BRC « par un auditeur en sécurité sanitaire de produit expérimenté et dont les compétences peuvent être démontrées » sont donc respectées.
A qui appartient le rapport d’audit ?
Le rapport d’audit est la propriété de Mutual Audit. Avec l’accord du fournisseur, Mutual Audit peut vendre ce rapport à ses clients, or exigences spécifiques et confidentielles propre à un client.
J’ai réalisé l’audit en tant qu’entreprise cliente, est-ce que j’ai un droit de regard sur sa diffusion ?
La grille d’audit mutualisé s’appuie sur des indices de confiance, de sécurité et de garanties donnés par le fournisseur. Ces éléments-là ne sont pas spécifiques à votre entreprise mais traduisent la situation de votre fournisseur. Ceux-ci sont donc diffusables après accord du fournisseur auprès de ses clients. Les éléments confidentiels à votre entreprise et faisant l’objet d’un traitement spécifique durant l’audit seront votre propriété exclusive.
Qui sont les auditeurs ? Quelles garanties sur les compétences de l’auditeur ?
Ce sont des experts par métier et zones géographiques, indépendants ou détachés par une entreprise cliente de Mutual Audit. Nos auditeurs sont recrutés sur la base de leurs expériences d’audit, professionnelles et linguistiques. Ils ont suivi une formation dispensée par Mutual Audit et leurs compétences ont été vérifiées sur le terrain lors de leurs premiers audits ; celles-ci sont ensuite régulièrement ré-évaluées. Ils sont qualifiés par secteur d’activité. Par exemple, un auditeur intervenant dans le secteur agro-alimentaire sera qualifié par métier : abattage, lait…
Quelles sont les garanties en termes de confidentialité ?
Les auditeurs, indépendants ou salariés détachés, signent un engagement de confidentialité et de neutralité. Le fournisseur donne systématiquement son accord avant la diffusion, par Mutual Audit, du rapport aux entreprises demandeuses.