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Qui en tant qu’Acheteur ou en tant que Responsable Qualité n’a jamais prononcé cette phrase : « la paperasse nous tue » ? Chez Mutual Audit on entend cette phrase de tous bords, que ce soit du côté des fournisseurs en B to B ou du côté des IAA clientes de ces mêmes fournisseurs.

Le 1^er constat est simple à faire ; la paperasse tue car chaque entreprise cliente demande à ses fournisseurs des évaluations, des cahiers de charges ou des fiches techniques, selon un modèle à remplir qui est propre à chaque entreprise.

2^ème constat : les entreprises fournisseurs rédigent pour leurs propre compte tous ces documents, mais plient sous la pression de chaque client pour remplir les mêmes documents mais sur le modèle de chaque client

3^ème constat : aucune entreprise ne compte le temps, l’énergie et l’efficacité perdus, ni ne calcule l’argent dépensé soit pour collecter ces documents, soit pour compléter ces documents. Pour tout le monde les besoins sont quasiment identiques pour garantir la qualité des produits ou services achetés ; mais la surcharge administrative aveugle chacun et empêche ainsi d’apporter de la performance économique dans la gestion de la Qualité, donc de la plus-value potentielle.

Des Solutions existent déjà soit en intra dans les grands Groupes (donc individuelles à nouveau au regard du fournisseur), soit au niveau de la Grande Distribution qui tente d’imposer à nouveau la collecte de ces documents qualité fournisseurs par leurs fournisseurs de niveau 1 (donc nouvelle saisie sur une plateforme numérique).

Soucieux de votre liberté de ventes ou d’achats en B to B et de la protection de la confidentialité de vos relations en B to B, Mutual Audit s’est rapproché d’un jeune opérateur dans le domaine de la collecte mutualisée de documents qualité fournisseurs, la Société Alixe. Son Créateur, Baptiste Moreu, s’est appuyé pendant deux ans sur les besoins de +/- 20 IAA (collectif de Responsables qualité et d’Acheteurs), pour créer de toute pièce, une plateforme de collecte de documents fournisseurs. Sur le même principe que Mutual Audit, la confidentialité est totale entre tous les utilisateurs de cette plateforme, et seul le fournisseur donne son accord pour diffuser les documents (spécifiques ou génériques) à l’attention de chacun de ses clients. Avec l’accord de chacun de vos fournisseurs, vous trouverez ainsi son auto évaluation (basée sur les requis GFSI), ses fiches produits ou CDC génériques, vos fiches produits spécifiques, ou encore ses attestations mises à jour de certifications ou labels divers. Si vous souhaitez bonifier vos relations avec vos clients / vos fournisseurs, alors les équipes d’Alixe et de Mutual Audit serviront de passerelle entre vous pour que la plateforme remplisse tous vos besoins administratifs !

L’utilisation de la plateforme Alixe est très intuitive ; gratuitement pour démarrer et si vous l’adoptez pour seulement 29.90 € HT par mois, vous économiserez tous, fournisseurs comme clients, du temps et de l’argent !

Mauvaise nouvelle par contre, vous ne pourrez plus dire « la paperasse tue » quand vous serez adeptes de la plateforme Alixe !….

Nous vous recommandons de visiter le site d’Alixe https://www.alixe-quality.com/ et de nous appeler pour une démonstration en visio conférence de la plateforme Alixe. Vous pourrez ensuite bénéficier d’un essai gratuit.

La session de formation « devenir auditeur fournisseurs Mutual Audit » des lundi 30 septembre et mardi 1er octobre 2019, qui s’est tenue au Village by CA de Vannes, s’est déroulée dans une très bonne ambiance!

Ainsi, nos 3 participants nous ont fait part de leur ressenti à l’issue de ces deux jours :

Marie Morvan (EURIAL) : « 2 journées enrichissantes de formation par Mutual Audit . De quoi avoir tous les bons outils pour évoluer sur le poste d’Auditrice Fournisseurs. Merci pour ces moments de partage de connaissances et d’interactions. Tout cela dans un environnement convivial et professionnel. »

Sandrine Boifford (AGIP Conseil – Valeurs et Management) : « Merci à vous et votre formatrice pour la qualité de la formation reçue« 

Laurent Fourcade (Fourcadeaca) : « La formation s’est très bien déroulée en ce qui me concerne« 

Prochaine session prévue en juin 2020, n’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements!

Le 7 juin dernier, un scandale autour de la vente de « faux steaks hachés » à des associations caritatives a été révélée dans la presse nationale. Environ 7 millions de portions de fausse viande hachée, soit 780 tonnes pour une facture de 5,2 millions d’euros, ont été vendues depuis juillet 2018 aux plus démunis. Fraude ? Tromperie sur la marchandise ? Reste à l’enquête et à la justice de le déterminer. A Vannes, dans le Morbihan, Mutual Audit et Youston, deux start-ups hébergées au Village by CA, collaborent pour alerter sur les risques et gérer les situations de crises. Interviews

 

Fabrice Rivaille, fondateur de Mutual Audit est expert des audits fournisseurs dans l’industrie agroalimentaire. Alain d’Eudeville, créateur de Youston, est spécialisé dans l’organisation et la planification de la gestion de crise.

Que s’est-il passé dans cette affaire ?

Fabrice Rivaille : Ici, le scandale porte sur l’appellation même de steaks hachés. En France, la recette répond à un cahier des charges rigoureux. La spécification technique relative aux viandes hachées précise en effet que « les viandes hachées sont les viandes désossées qui ont été soumises à une opération de hachage en fragments et contenant moins de 1% de sel. Pour prétendre à l’appellation 100 % viande hachée, l’ajout de sel est interdit. » En Pologne, pays où ont été fabriqués les steaks incriminés, cette recette sans viande n’est absolument pas illégale. Ce type de steak se vend. En France, en revanche, nommer « steaks hachés » ce qui n’en est pas, règlementairement parlant, contrevient à la loi. Ainsi, dans cette affaire, les steaks hachés étiquetés comme tels mais ne comprenant en réalité qu’un mix d’amidon, de soja, de peau et de gras, relèvent de la tromperie. Il s’agit bien d’une fraude qui porte sur la composition du produit au regard de l’étiquetage. Bien que ces steaks soient sans danger pour l’alimentation humaine, se pose également la question de la qualité organoleptique et nutritionnelle.

Quels sont les acteurs impliqués dans ce scandale ?

Fabrice Rivaille : Difficile de savoir qui a donné l’ordre de faire produire ces steaks. Le fonds européen aux plus démunis est un des intermédiaires qui a passé la commande. Interviennent ensuite plusieurs acteurs, un fournisseur principal, le distributeur, ainsi que son sous-traitant polonais. On peut considérer que c’est le producteur polonais qui ne respectait pas le cahier des charges du produit commandé qui stipulait 80% minimum de viande et 20% de gras. Mais cela, c’est l’enquête qui doit le déterminer. Un maillon de la chaîne a forcément contrevenu à la loi en acceptant d’importer des steaks hachés sous cette appellation mensongère. S’il est avéré que le producteur et le distributeur ont cherché à faire de la marge sur un produit dont l’étiquetage est mensonger, il y a bel et bien fraude.

Comment se prémunir de ce type d’événement ?

Fabrice Rivaille : Dans l’industrie agroalimentaire se pose la problématique de la marge : le consommateur veut un produit pas cher, mais le producteur a besoin de faire de la marge pour faire vivre son entreprise. A force de faire descendre les prix des matières premières et de rechercher des coûts de main d’œuvre les plus bas, on peut se retrouver confronté à une multiplication de ce type de problème. D’où la nécessité de mettre en place des audits et des contrôles à chaque étape du processus de fabrication et d’approvisionnement pour s’assurer du respect de la qualité, des règles et des normes en vigueur. Par ailleurs, la nouvelle version de l’IFS 7, standard européen concernant la qualité alimentaire, prévoit un renforcement des contrôles anti fraudes. C’est dire l’importance des enjeux dans ce domaine et la nécessité de structurer les organisations pour mieux faire face à ces situations.

Avec ce scandale survient une crise majeure pour les acteurs impliqués. Comment alors gérer cette situation de crise ?

Alain d’Eudeville : En effet, la crise doit être gérée par l’ensemble des acteurs : associations, banques alimentaires, fonds européen, mais aussi entreprises impliquées. La priorité est de rappeler rapidement les produits concernés et de faire preuve de clarté vis-à-vis des autorités et des consommateurs. Une crise ne se gère pas comme le quotidien. Il est nécessaire de tout mettre de côté pour traiter l’urgence. La mise en place d’une équipe dédiée en amont, notamment en matière de logistique et de communication, doit permettre d’être opérationnel immédiatement en situation de crise.

Le dirigeant doit-il prendre la parole dans ces situations ?

Alain d’Eudeville : Oui, le dirigeant doit prendre la parole tout de suite, même s’il n’a rien à dire. Communiquer en situation de crise sert à manifester sa compréhension et son empathie vis-à-vis de l’inquiétude du public. Ensuite, cela sert à dire ce qui se passe. Nul besoin de justifier ou d’expliquer, simplement dire les faits. Enfin, il faut dire ce qu’on met en place pour faire face à la situation, pour éviter que cela s’envenime et permettre de revenir à la normale. Il ne faut pas laisser les gens non concernés par la crise s’exprimer. Il y a un adage qui s’applique très bien à la situation de crise : « Dîtes ce que vous faites sinon les autres diront ce que vous ne faites pas ». Certes, le dirigeant est confronté à un grand stress en cas de situation de crise. Cela provoque souvent un déni de la réalité, ce qui est un réflexe humain. Mais c’est une erreur. Croire qu’on a le temps d’agir aussi est une erreur, tout comme le fait de confondre la communication de crise et la gestion de la situation de crise.

Comment éviter ou maîtriser ces situations de crise ?

Alain D’Eudeville : Bâtir un dispositif de gestion de crise en mettant en place une équipe compétente et en capacité de gérer avec professionnalisme, ainsi que des ressources dédiées, est primordial pour toutes les entreprises. En faisant de la prévention, on fait se poser les questions des risques encourus. Cela permet de réfléchir à son organisation et parfois même de l’optimiser. On imagine le pire pour éviter qu’il n’arrive. Puis on s’entraîne régulièrement, et surtout on met à jour les documents d’urgence pour être toujours prêts. L’objectif est de créer des attitudes réflexes, avec des temps d’actions courts afin de mieux gérer les situations de crise lorsqu’elles arrivent.

Quels peuvent être les impacts négatifs de ces crises sur les entreprises ?

Alain d’Eudeville : Plus la situation est socialement ou politiquement sensible, plus la crise est forte. En effet, cinq sujets rendent les crises plus violentes : si l’incident touche à l’enfance, à l’alimentation, à la santé, à la morale ou à l’environnement. Ici, le scandale  des steaks hachés réunit plusieurs de ces thématiques ! Concernant les impacts de la crise, il faut noter qu’il existe deux temps différents. Comme pour une explosion atomique. D’abord, il y a l’impact d’image, le champignon, la partie visible, qui au final s’estompe assez vite car nous avons la mémoire courte. Puis il y a l’impact juridique et judiciaire, la partie invisible, comme la radioactivité.

Le temps judiciaire est très long et tant qu’on n’en est pas sorti difficile de rebondir. A la forme près, les questions des autorités administratives et judiciaires sont a minima les suivantes :

• Qu’avez-vous fait pour éviter que ça n’arrive ?
• Qu’aviez-vous mis en place pour le gérer si cela devait arriver ?
• Qu’avez-vous mis en place dans les premiers instants pour gérer la situation ?

Leur objectif est de vérifier comment est organisée votre entreprise en cas de situation de crise, de mesurer votre degré d’implication et votre réactivité. Les tribunaux sont sensibles à cela et leur exigence est bien plus forte aujourd’hui qu’il y a vingt ans car les crises sont multiples et se répètent. Il y a une chose que les dirigeants ont tendance à oublier, c’est qu’ils sont pénalement responsables, et cela ne s’assure malheureusement pas. Il faut retenir qu’une crise ne prend jamais rendez-vous et peut toucher même les meilleurs, avec des conséquences humaines, judiciaires et financières qui peuvent être dramatiques.

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Depuis 2016, Mutual Audit propose une plateforme spécialisée dans la mutualisation des audits fournisseurs, notamment dans le domaine de l’agroalimentaire, permettant ainsi des gains de coûts substantiels et une plus grande sécurité pour les entreprises. Mutual Audit organise également des formations dédiées à la réalisation de ces audits.

Fort d’expériences de situations de crise, Youston, a développé une solution digitale et globale qui permet de bâtir un dispositif de gestion de crise simple efficace et personnalisé, d’entrainer ce dispositif en continu, de prouver son niveau de préparation à la gestion de crise et, si la crise survient, de réagir vite et bien en apportant facilement la preuve de ses actions.

Nous avons l’honneur d’être accueillis depuis le 1er Juin 2019, dans les locaux du Village By CA de Vannes, qui est une pépinière d’entreprises ou start-up innovantes.
Le Groupe Bancaire Crédit Agricole est depuis 2014 l’instigateur et animateur de 29 Villages By CA (12 autres en cours d’ouverture) ; ces villages soutenus par près de 500 partenaires sur toute la France accompagnent plus de 530 start-up à ce jour.
Chaque Village By CA a été conçu comme un lieu de partage et de création organisé autour de quatre grandes missions :
 Favoriser l’émergence de projets innovants et de nouveaux talents
 Accompagner les jeunes entreprises dans la mise en œuvre de leurs solutions et dans leur réussite commerciale
 Promouvoir, accélérer et diffuser l’innovation sous toutes ses formes
 Servir le développement économique des territoires.
Le Village By CA de Vannes est soutenu et financé par 7 Ambassadeurs comme le Groupe D’Aucy, Norac, Yves rocher, et par une dizaine de partenaires comme la conserverie La Belle Iloise ; c’est pour Mutual Audit une vraie chance d’être accompagnée et soutenue par de tels partenaires.

Autre actualité qui démontre la pertinence de notre concept d’audits fournisseurs mutualisés : le scandale des « faux steaks hachés » vendus depuis 2018 aux Restos du cœur, la Croix rouge, la fédération de la Banque Alimentaire, le Secours Populaire, etc. En cliquant sur ce lien http://snip.ly/c02h48 vous pourrez lire l’article paru ce jour (07.06.2019) dans le Figaro. Ce nouveau scandale va encore fragiliser la filière viande, et à nouveau accentuer la défiance du consommateur sur les steaks hachés. En réalité, ce nouveau scandale prouve une nouvelle fois que plus la fraude est d’envergure, plus elle passe inaperçue car elle est gérée par de vrais professionnels de la fraude. Si ce fournisseur et sa filière avaient été audités, ce scandale aurait pu être évité !

Mutual Audit sera présent sur le Salon CFIA Rennes 2019 les 12 et 13 Mars 2019.

Vous pourrez nous rencontrer Hall 4 D 11 (Ingrédients) sur le stand de notre partenaire La Société ADS Food http://www.adsfood.fr/index.html , distributeur exclusif en France des marinades, sauces, épices, et enrobages produits par Hela (Allemagne) et Pimursa (Espagne).

C’est le moment de planifier vos audits fournisseurs ou encore vos audits internes IFS / BRC, donc nous vous attendons pour répondre à vos besoins.

N’hésitez pas à nous solliciter si vous souhaitez des invitations pour ce salon, et/ou pour prendre rdv sur notre stand soit le 12, soit le 13 Mars 2019.

Au plaisir de vous voir

Alors que le secteur de la viande peine à se remettre du scandale de la viande de cheval dans les lasagnes, dont le procès est en cours, il est de nouveau sous la menace d’un scandale sanitaire.

La télévision polonaise a, en effet, révélé que 3 tonnes de viandes bovines issues d’animaux malades avaient été exportées vers 10 pays de l’Union européenne dont la France. L’information a été confirmée le 1^er Février par le ministre de l’Agriculture Didier Guillaume sur le plateau de CNews. Au total, ce sont 795 kilos de viande avariée qui ont été retrouvés en France dans 9 entreprises. « C’est une fraude terrible, une fraude sanitaire » a précisé le ministre.

En décembre 2018 on déplorait 11 morts en Inde ayant mangé du riz contaminé à …l’arsenic !!!

Le 24 Janvier 2019, on apprend un nouveau rappel de lait infantile susceptible d’être contaminé à la salmonelle…

Si vous allez sur le site de la DGCCRF, tous les jours une nouvelle affaire de fraude ou de contamination apparait, au risque d’entrainer votre entreprise dans le tourbillon de ces crises !

Mutual Audit ne pourra jamais vous apporter à 100 % la garantie d’échapper à ces affaires de fraudes ou de contamination, mais c’est une protection supplémentaire de sauvegarde de votre marque si vous pouvez prouver que tous vos fournisseurs critiques ont été audités :

En plus de notre service de mutualisation des audits fournisseurs dont la valeur ajoutée n’est plus à démontrer, nous avons décidé de créer un nouveau service qui vous permettra de renforcer votre relation de confiance avec vos fournisseurs. Beaucoup d’entre vous nous ont exprimé leur difficulté de collecter les documents d’information sur le système qualité et sécurité de leurs fournisseurs.

C’est pourquoi nous souhaitons rapidement organiser cette collecte de documents auprès de vos fournisseurs et la mutualiser sur le même principe que les rapports d’audits fournisseurs. Cependant, nous avons besoin de vous pour organiser ce nouveau service.

Nous pensons déployer avant la fin du 1^er semestre 2019 ce nouveau service de collecte de documents d’évaluation fournisseurs, ou documents obligatoires à fournir par les fournisseurs.

Si cette nouvelle prestation vous intéresse, merci d’y réfléchir et nous dire sous quelle forme vous souhaiteriez bénéficier de ce service : type de documents indispensables ou systématiques pour tous vos fournisseurs, prix acceptable de la collecte (forfait ou abonnement, tarif par fournisseur ou par document,), quel est le niveau de confidentialité à respecter, fréquence de la collecte ou de renouvellement des documents, etc. Nous attendons vos suggestions ; n’hésitez pas à nous appeler ou demander un rdv pour qu’on en parle.

Ensemble, nous redonnerons de la confiance dans votre relation fournisseurs !

Mutualement vôtre.

Fabrice Rivaille, Président de Mutual Audit

Tél : + 33 (0)2 97 63 46 00 / Mail : f.rivaille@mutualaudit.com

Les exigences du BRC V 7 sont de plus en plus contraignantes en terme d’audits (Audits internes et audits fournisseurs) et vous ne trouvez plus le temps ni les ressources pour les faire ; Mutual Audit vous propose un pack audit interne BRC qui soulagera vos équipes et garantira le renouvellement de votre certification BRC ! L’article 3.4.1 du BRC V 7 stipule : « Une planification d’audits internes doit être établie. Le programme doit inclure un minimum de quatre dates d’audit différentes, échelonnées sur l’ensemble de l’année. Pour chaque activité, la fréquence des audits doit être définie en fonction des risques associés à l’activité et des résultats des audits précédents. Toutes les activités doivent être contrôlées au moins une fois par an. Chaque audit interne doit avoir une portée définie et examiner une activité ou une section spécifique du plan de sécurité des denrées alimentaires ou plan HACCP. » Mutual Audit vous propose un pack complet de 5 jours à 5 5 00 € HT (plus frais de déplacements au réel des auditeurs) ; ce pack pour chaque site de production certifié BRC comprend : L’analyse des conclusions de votre dernier audit BRC La préparation en amont des 4 audits 4 jours d’audit / conseils sur site Un rapport d’intervention après chaque intervention avec un plan d’actions correctives La garantie de renouvellement de votre certification BRC Les audits sont réalisés par des auditeurs professionnels qualifiés par les organismes de certification sur les normes BRC / IFS et FSSC 22000. En cas d’échec à l’audit de renouvellement du BRC, Mutual Audit vous rembourse le pack audits internes à 100 % (hors frais de déplacements engagés). N’hésitez pas non plus à nous contacter pour vos audits internes IFS / Iso / ou encore vos audits fournisseurs que nous pouvons mutualiser. Mutual Audit, votre partenaire qui donne de la valeur ajoutée à votre qualité ! Contacts : . Adeline EYCHENNE, Assistante de coordination (a.eychenne@mutualaudit.com ) . Fabrice RIVAILLE, Directeur (f.rivaille@mutualaudit.com ) . Tél + 33 (0)2 97 63 46 00 . www.mutualaudit.com Nos garanties : confidentialité confiance et compétences Cliquez sur ce lien et découvrez en moins de 2 minutes notre solution d’audits fournisseurs mutualisés : https://www.youtube.com/watch?v=KH3IFAPOXWo

En droit, chaque terme compte. Si les conditions générales de vente diffèrent des conditions d’achat, elles répondent toutes les deux aux enjeux d’une négociation commerciale. Pour Nicolas Gransard, avocat associé du cabinet FIDAL et directeur du département Droit Economique, il est important que tout acheteur, comme tout vendeur, connaisse bien les conditions qui prévalent. Il était l’invité juridique du 2^nd Cluster Achat et Approvisionnement organisé par Mutual Audit le 28 septembre dernier à l’île d’Arz.

 

Spécialisé en droit économique et en négociation commerciale, Nicolas Gransard a prodigué ses conseils lors du 2^nd Cluster Achats et approvisionnement organisé par Mutual Audit le 28 septembre dernier. Parmi les sujets évoqués, tous ayant traits à l’aspect juridique des relations commerciales, Nicolas Gransard a exposé une question qu’on peut se poser : Des conditions générales de ventes et des conditions d’achats, lesquelles priment sur les autres ? Telle est d’ailleurs la question que doit se poser chaque entreprise avant d’entamer une négociation commerciale.

Chaque mot compte

« Le mot général manquant à la rédaction des conditions d’achat est volontaire », précise Nicolas Gransard. « L’utilisation du terme conditions générales a une consécration légale. Dans le Code du commerce, les conditions générales de ventes constituent le socle de la négociation commerciale. » En effet, toute négociation commerciale commence par les conditions générales de ventes de son fournisseur. Mais alors, pourquoi ne pas parler de conditions générales d’achat ? « D’un point de vue juridique, ce n’est pas consacré par la loi. Proposer des conditions générales de ventes pour l’offre, cela semble normal. En revanche, pour la demande, ça ne l’est pas. » L’enjeu ? Ne pas déséquilibrer la relation commerciale en abusant d’une position de force de l’acheteur. « Les conditions générales d’achat ne doivent pas écarter sans négociation les conditions générales de ventes voilà pourquoi elles ne sont pas sur le même tableau légalement parlant », explique Nicolas Gransard.  Des conditions d’achat peuvent en revanche être prévues et constituer une contreproposition aux conditions générales de vente dans le cadre de la négociation commerciale.

La non signature peut valoir acceptation

En revanche, l’avocat met en garde les acheteurs, comme les vendeurs : « la non signature des conditions générales de vente ou des conditions d’achat peut valoir acceptation. L’une ne doit pas contrevenir à l’autre. » Rappelez-vous les conditions d’un CDI sont les mêmes : la non signature d’un contrat de travail à durée déterminée vaut un contrat à durée indéterminée. Dans les faits, si un acheteur n’oppose pas aux conditions générales de ventes ses propres conditions d’achats, ou refuse tout ou partie des termes des conditions générales de vente alors cela signifie qu’il les accepte intégralement. Mais s’il propose ses propres conditions d’achats en retour et qu’elles sont signés par le fournisseur, alors les dispositions des conditions générales de vente contraires au document signé sont écrasées par le document signé. Ce qui ne l’est pas peut garder la force contractuelle.

Qui ne dit mot consent

Nicolas Gransard cite un exemple : « Avant l’achat de marchandise un client demande les conditions générales de ventes à son fournisseur. Celui-ci les lui envoie. Intéressé, le client lui transmet alors ses conditions d’achat. Rien n’est signé. Personne ne donne réponse côté fournisseur. La commande est passée en visant les conditions d’achat. Intervient alors la facturation puis la livraison. Dans ce cas précis, les conditions d’achat ont été implicitement acceptées par le fournisseur du fait de son silence. Il aura alors la plus grande peine légalement à expliquer que ses conditions générales de ventes priment. » C’est l’adage « Qui ne dit mot consent » qui s’applique ici. « A partir du moment où le fournisseur accepte la commande, il accepte alors les conditions d’achat visée dans la commande», intervient l’avocat.

Marquer son désaccord

« Si on est en désaccord, on doit impérativement indiquer le refus de ces conditions d’achat par écrit », poursuit l’expert. Sans trace écrite, c’est le dernier document envoyé qui fait acte. « Mais tout cela s’apprécie concrètement, sur les faits. S’il n’y a pas de document écrit signé, c’est la manière dont les parties se sont comportées qui donnera la réponse juridique », intervient Nicolas Gransard. A chaque cas, sa compréhension légale et sa réponse juridique.

Ne jamais laisser un écrit sans réponse

Que faut-il retenir de tout ceci ? Ne jamais laisser un écrit qui n’emporte pas votre accord sans réponse. Cela vaut aussi bien pour l’email. « Un jour ou l’autre, vous vous verrez recevoir en réponse : je vous l’ai écris et n’avez pas répondu, donc nous avons continué notre relation de travail sur la base de ce que vous avez accordé, sans manifester d’élément contraire. » Pour bien prendre acte de ce risque, il est essentiel pour tout négociateur commercial de faire valoir sa position et de ne pas laisser un écrit sans réponse.

 

Mutualiser ses services, en matière d’achats, d’innovation ou d’audits, répond à une volonté d’optimiser ses dépenses et ses coûts. Une logique économique de mise en commun qui doit in fine permettre de réaliser davantage de marge et donc de rentabilité. Si la tendance est encore naissante, des réseaux et groupements apparaissent désormais pour éduquer à ces bonnes pratiques.

 

La mutualisation des services (achats, audits fournisseurs, ressources humaines, etc.) n’est pas un réflexe entre industriels de l’alimentaire. Mutual Audit, créateur en 2015 de la première plateforme de mutualisation des audits fournisseurs en Europe pour les IAA a lancé en 2017 le premier cluster sur la mutualisation des services entre industriels et la sécurisation des approvisionnements en IAA. Ce cluster a pour objectifs d’informer les industriels sur toutes les formes de mutualisation qui se développent et de lever les blocages entre industriels qui freinent la mutualisation. On peut ainsi citer le Groupement d’intérêt général Synergie Achats, le réseau d’intelligence économique spécialisé dans la filière agroalimentaire Neo ou encore le Centre Culinaire Contemporain de Rennes. Tous étaient présents à la seconde édition du Cluster Achats organisé par Mutual Audit, spécialiste de la mutualisation des audits fournisseurs, le 28 septembre à l’Ile d’Arz.

Pourquoi mutualiser ?

Avant d’amorcer la démarche de mutualisation, les entreprises qui se regroupent doivent se poser plusieurs questions : pourquoi mutualiser ? Que mutualiser ? Avec qui ? Et comment ? Si l’objectif de réduction des coûts est déterminant dans l’acte de mutualiser, ce n’est pas la seule raison. « En général, il s’agit de mutualiser au sein d’une même filière ou d’un même secteur d’activités, entre des entreprises de la même région, avec la même éthique et les mêmes besoins », prévient Ronan Potiron, directeur du GIE Synergies Achats. « Pour réussir à mutualiser, il faut également bien se connaître ou se faire confiance. Si les entreprises sont concurrentes, les directions générales doivent au moins s’apprécier. » La mutualisation, en matière d’achats, permet alors d’obtenir des volumes significatifs dans des conditions bien meilleures économiquement. Un véritable gain de temps pour l’entreprise qui peut alors se concentrer sur d’autres missions à valeur ajoutée.

Un service achat externalisé

« Nous fonctionnons comme un service achat externalisé, mandaté par les adhérents pour signer des contrats à leurs conditions », indique Ronan Potiron. Avec 19 adhérents qui représentent 50 sociétés, le GIE achète pour 80 usines en France, Turquie, Maroc, Dom-Tom et en Europe de l’Est. « Au total, nous réalisons 110 M€ d’achats mutualisés, ce qui concerne 1200 articles et 900 fournisseurs », précise-t-il. Des fournisseurs de matières premières, pour 70 % des achats, mais aussi d’emballages pour 15 % et récemment de frais généraux et de prestations de services. « A l’origine, notre vocation était de répondre aux besoins en matières premières et en emballages de nos adhérents en leur proposant des achats groupés et négociés », poursuit Ronan Potiron. « Puis, petit à petit, notre groupement s’est diversifié et s’est intéressé aux achats d’énergie, d’intérim, de location de voiture, de vêtements de travail, de protection et sécurité et de maintenance. » En négociant les prix au nom de l’ensemble de ses adhérents, le GIE Synergie Achats bénéficie d’une réelle force vis-à-vis des fournisseurs. « Nous consultons régulièrement le marché, ce qui permet aux entreprises adhérentes de gagner du temps et de se focaliser sur leur propre stratégie ».

Massifier les achats

Neo, le réseau d’intelligence économique spécialisé en filière agroalimentaire, cherche lui à massifier l’achat des matières premières à destination des petites et moyennes entreprises, notamment dans la biscuiterie et la pâtisserie. Des entreprises de tailles souvent plus modestes et laissées pour compte des grandes négociations commerciales. « Nous avons une convention de volume que nous contractons avec les membres », indique Marc Bouleux, directeur et fondateur de Neo. Le réseau comprend 40 membres et réalise 6 M€ d’achats mutualisés négociés. Essentiellement du sucre, du beurre, des œufs, des fruits secs, des fruits et du chocolat. « Ces familles de produits sont stratégiques pour nos membres. Ils correspondent à des achats volumétriques rattachés à des marchés complexes, soumis à réglementations et souvent à des variations de prix », indique Marc Bouleaux. Synergie Achats permet de réaliser jusqu’à 65 % d’économies sur les emballages et 50 % sur les frais généraux. « En général, nous parvenons à réaliser 10 % d’économies sur les approvisionnements », reconnaît Ronan Potiron. Des baisses de coûts non négligeables sur le résultat des entreprises !

Mutualiser les audits fournisseurs

Mutualiser les achats n’est pas la seule option. Les entreprises peuvent également mutualiser leurs audits fournisseurs grâce à la plateforme mise en place par Mutual Audit en 2015. Fabrice Rivaille, Président fondateur de Mutual Audit en précise les fondements et les erreurs souvent commises par les entreprises : « les responsables qualité des IAA manquent de temps, d’argent et de compétences pour aller auditer leurs fournisseurs, ce qui peut mettre en péril la notoriété de leur marque (et non celle du fournisseur) en cas de crise ! », remarque-t-il. « L’audit fournisseur tel qu’il est majoritairement pratiqué par les salariés des entreprises ne répond pas aux exigences des certifications telles que l’IFS, le BRC ou encore le FSSC 22000. En effet, cet audit doit être réalisé selon les exigences de ces référentiels de certification, par des auditeurs qualifiés selon le domaine d’activité de leurs fournisseurs. Ces auditeurs doivent être à même de pouvoir analyser précisément le système qualité et sécurité mis en place par leur fournisseur. Or ces audits réalisés aujourd’hui par les salariés, sont davantage des visites pour connaître le métier du fournisseur et envisager par la suite comment développer une relation de longue durée. »

Créer de la valeur ajoutée

Au regard de ces constats et avec un réseau d’auditeurs qualifiés, Mutual Audit crée de la valeur ajoutée en permettant aux entreprises de mutualiser la première fonction de l’audit fournisseur, à savoir l’obtention « d’un cliché haute définition » du système qualité et sécurité du fournisseur. En externalisant leurs audits fournisseurs à des professionnels de l’audit et en mutualisant ces audits avec leurs pairs industriels, les IAA divisent par quatre le coût de leurs audits fournisseurs. Et répondent de façon précise aux exigences de leur certification. Ensuite, les entreprises peuvent alors, avec leur service achat ou commercial, visiter leurs fournisseurs pour mieux comprendre leur métier et pérenniser leur relation.

Achats, services, innovations, qualité, audits : tout peut se mutualiser. Le préalable étant que cela soit organisé au sein d’une communauté d’entreprises partageant les mêmes besoins et les mêmes valeurs, dans un souci constant de confidentialité et de respect. Ainsi, certaines entreprises ont bien compris l’intérêt de se rapprocher pour optimiser leurs coûts et améliorer leur rentabilité. Dans ce contexte, la mutualisation s’avère alors être une opération gagnante.

Qualité, innovation, tout se mutualise !

Autre nouveauté dans le domaine de la qualité fournisseurs : la plateforme Alixe lancée par le GIE Synergie Achats. Il s’agit alors de repositionner la qualité comme préambule aux achats, de répondre aux plus grandes exigences de certifications et ainsi sécuriser le processus achats. La plateforme collaborative permet aux entreprises d’avoir accès n’importe quand à une base de données sécurisée qui regroupe l’ensemble des fournisseurs évalués. L’innovation peut également être mutualisée, comme le prouve le Centre Culinaire Contemporain de Rennes. « En matière d’exploration ainsi que de recherche et développement culinaire, nous pouvons mutualiser les études », assure Marie-Loïc Garin, chef de projet R&D. « Des études d’usages qualitatifs qui décryptent les pratiques de consommations, les tendances, les segments de produits, afin d’identifier les contraintes et les attentes des consommateurs. » Ces études, lourdes à financer pour les entreprises, peuvent alors être plus abordables et permettre aux entreprises d’accéder à de véritables supports d’innovation.