Les audits fournisseurs, la clé d’une bonne évaluation des risques !

Plus de 1.800 entreprises agroalimentaires françaises sont concernées par la nouvelle version du référentiel IFS Food 6.1. Reconnu par le GFSI (Global Food Safety Initiative), il entrera en application le 1er juillet 2018. Destiné à l’audit de la qualité et de la sécurité des produits alimentaires, cette nouvelle version vise à renforcer la gestion des risques de fraudes et la maîtrise des allergènes. Des exigences qui renforcent le besoin de planifier et d’anticiper ses audits fournisseurs. 

Comme chaque année dans l’industrie agroalimentaire, le premier trimestre rime avec la remise à plat des relations avec les fournisseurs. Services achats et qualité font le point sur l’année écoulée, évoquent les problématiques rencontrées, les points forts et la réactivité de leurs fournisseurs. L’occasion d’évaluer quels vont être les volumes pour l’année à venir et si les fournisseurs auront la capacité à répondre aux besoins (qualitatifs et quantitatifs). Cette évaluation permet donc de clarifier sa relation de travail avec ses fournisseurs ; de l’améliorer si besoin ou de l’arrêter le cas échéant. Dans le contexte de l’IFS v. 6.1, l’entreprise doit s’assurer d’avoir une réponse claire de la part de ses fournisseurs face aux problématiques de fraudes ou de contaminations croisées.

Des risques différents en fonction du type d’approvisionnement

En effet, qu’il s’agisse d’un fournisseur producteur ou d’un fournisseur broker ou grossiste, les risques sont différents. En général, plus il y a d’intermédiaires, et plus le risque de fraude augmente. Prenons l’exemple de la farine biologique. Il y a plusieurs façons de réaliser son approvisionnement : par l’agriculteur producteur en direct, par le biais d’organismes stockeurs ou encore via des courtiers sur le marché mondial. A chaque fois, les risques de fraudes sont différents. Or, la demande des consommateurs de produits certifiés Agriculture Biologique croît à grande vitesse. La production, elle, peine à suivre. Par conséquent, la tentation peut être grande de remplacer la farine biologique par de la farine conventionnelle, dont le prix au kilo est plus de 2,5 fois inférieur ! L’appât du gain est la première motivation des fraudeurs.

Des audits de terrain

Comment se prémunir de ces fraudes ? Grâce à des audits de ses fournisseurs, des analyses complémentaires et des plans de contrôles à réception de la marchandise. Ainsi, on vérifie la présence de résidus de pesticides qui donnent des indications sur le caractère biologique ou non des matières premières. Ces analyses permettent surtout de vérifier si un produit est conforme au cahier des charges signé avec le fournisseur.

Maîtriser les contaminations croisées

En ce qui concerne la maîtrise des allergènes, l’audit est également une réponse adaptée. Il permet d’évaluer les mesures de maîtrise mises en place par le fournisseur et d’analyser les risques réels de contaminations croisées. Et donc de mieux analyser les risques pour ses propres produits !

Gardons notre exemple de farine biologique. Notre fournisseur fabrique à la fois des farines de blé et des farines de riz. Comment évaluer les risques de contamination croisée du riz par le blé et pouvoir garantir l’absence de gluten dans nos produits sans gluten ? Sur du déclaratif ? Sur des analyses ? Sur la base des audits ?

Mener sa propre analyse

Reste alors à la charge du client d’établir sa propre analyse des dangers et évaluation des risques associés, matière première par matière première, fournisseur par fournisseur. Qu’il s’agisse des risques de fraudes et des autres risques (sécurité des denrées alimentaires, disponibilité, prix…), les services achats et qualité doivent alors se poser plusieurs questions : quels sont mes besoins ? quels sont mes risques ? quel est l’impact de cette matière sur mes produits finis ? Quelle est la part de cette activité sur mon marché ? Puis-je avoir confiance en mon fournisseur ? Sur quoi puis-je me baser pour avoir confiance ?

Des missions chronophages

En tout état de cause, la rédaction d’une telle analyse requiert beaucoup de temps. Temps d’autant plus important que le nombre de matières premières est important, ce qui est notamment le cas pour les industriels spécialisés en plats cuisinés qui peuvent utiliser jusqu’à 600 ingrédients !

Mais l’organisation d’un audit s’avère lui aussi chronophage. Côté client comme côté fournisseur. Côté client, il faut planifier, préparer, se déplacer, réaliser l’audit et en assurer le suivi, voire parfois convaincre son fournisseur. En effet, certains clients considèrent l’approvisionnement de certaines denrées comme critiques pour leur production mais ne représentent qu’une très faible part du chiffre d’affaires de leurs fournisseurs. Ces derniers sont alors peu enclins à organiser des audits qui mobilisent leurs salariés et réduisent leur rentabilité.

Une solution : anticiper et mutualiser ses audits Fournisseurs

Une solution s’impose alors : anticiper et planifier ses audits fournisseurs. L’audit est en effet au service de l’évaluation de la relation avec son fournisseur. La nouvelle économie collaborative engage à favoriser le concept de mutualisation des audits fournisseurs. Des audits qui s’organisent, se planifient et s’étalent dans l’année. Cela permet, côté client, de planifier les audits sur l’année ; côté fournisseur, cela permet de réduire le nombre de jours d’audit sans dire non à un client.

La mutualisation permet aussi de faire appel à des auditeurs qualifiés. Une donnée importante qui ressort à nouveau dans le draft de la version 8 du BRC ; ce référentiel demandant que la compétence des auditeurs soit démontrable.